Как напомнить о письме

28.06.2025 в 19:58

В деловой переписке иногда возникает необходимость напомнить о письме, если адресат не ответил в ожидаемые сроки. Важно сделать это вежливо и профессионально, чтобы не испортить отношения. Ниже приведены рекомендации, как правильно напомнить о письме.

1. Выберите подходящее время

Прежде чем отправлять напоминание, убедитесь, что прошло достаточно времени. Обычно разумно подождать:

• 3–5 рабочих дней для срочных вопросов;
• 1–2 недели для стандартных запросов;
• больше двух недель для сложных или неспешных тем.

2. Используйте вежливый тон

Напоминание должно быть тактичным и не звучать как упрёк. Примеры фраз:

• "Добрый день, [Имя]! Хотел(а) уточнить, получили ли вы моё предыдущее письмо..."
• "На всякий случай отправляю повторное письмо, так как, возможно, первое могло затеряться..."
• "Буду признателен(а) за ответ, когда у вас будет возможность..."

3. Включите контекст

Чтобы адресат быстрее вспомнил суть переписки, кратко укажите:

1. Дату отправки исходного письма.
2. Тему или ключевые моменты запроса.
3. При необходимости прикрепите предыдущее письмо как вложение.

4. Предложите альтернативы

Если вопрос срочный, можно предложить другие способы коммуникации:

5. Шаблон напоминания

Пример структуры письма-напоминания:

• Тема: Напоминание: [Исходная тема письма]
• Приветствие: Уважаемый(ая) [Имя],
• Основной текст: "Направляю вам напоминание о моём письме от [дата]. [Кратко изложите суть]. Буду благодарен(а) за обратную связь."
• Завершение: "Спасибо за внимание! С уважением, [Ваше имя]."

Заключение

Напоминание о письме — это нормальная практика в деловом общении. Главное — сохранять вежливость и понимание, что у адресата могут быть объективные причины задержки. Корректное напоминание поможет ускорить ответ, не создавая напряжения.